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【王 森 经天地律所】律师事务所管理表格的设计

律师事务所管理表格的设计 甘肃经天地律师事务所主任 王森

前  言

  在律师事务所的管理实践中普遍存在着规章制度落实不到位的问题。针对这个问题,一套设计全面的表格提供了一种较好的解决方案。通过将律师事务所的日常管理流程与表格联系起来的方法,能使律师事务所的日常管理和规章制度得到较好的落实,并在这个过程中切实控制律师事务所的执业风险和业务质量。

正  文

一、问题的提出
  在谈表格的设计前,我们应该先明确律师事务所存在的规章制度落实不到位的问题是怎样产生的。只有明确了这个问题产生的原因,才能使表格的设计具有针对性,才能使其发挥应有的作用。
  现在的律师事务所规章制度都有,但切实执行的不多,规章制度流于形式,成为应付行业主管部门检查和装点门面的工具。之所以形成这样的局面,据我分析,是与律师行业现阶段存在的两个问题是分不开的:
(一)律师事务所日常管理的问题
  根据《中华人民共和国律师法》和中华全国律师协会《律师事务所内部管理规则》等法律、法规和行业规范的规定,律师事务所应该建立、完善并切实执行业务管理制度。但是,在律师事务所日常管理中,几乎是有章不循,甚至无章可循,日常管理中的灵活性管理几乎成为常态。但是,灵活性管理带来的问题就是业务风险和业务质量控制完全成为律师个人的问题,律师事务所对风险和业务质量的控制缺乏信息的支持,可能被动承受由于律师办理业务过程中的随意性所带来的风险。
(二)律师自身的问题
  现在的大部分执业律师错误地认为律师这个职业是自由职业,律师事务所对自己的执业过程无需过问,再加上现阶段还存在的生存问题,大部分执业律师都不太重视执业过程中存在的风险。同时,由于缺乏业务质量规范和外部的有效监督管理机制,业务质量也无从考核和监督。
由于上述两个问题的存在,导致了在现在的日常管理过程中规章制度得不到落实,风险和业务质量控制根本就无从谈起。
二、问题解决的思路
  明确了问题产生的原因,我们现在来谈问题的具体表现形式。律师事务所的风险主要来自于执业律师在收案、案件处理过程中的不当行为、律师事务所不当对外开具函件和经执业律师收集的相关信息不实或不注意具体细节性问题等三个方面。
(一)针对执业律师在收案、案件处理过程中的错误行为,各律师事务所虽有各自的案件审查制度,但由于案件信息主要掌握在执业律师手中,几乎使案件审查制度流于形式。但是,一个设计全面的表格就可以解决这个问题。根据案件审查需要的信息和各个律师事务所的案件审查制度的具体规定,可以在表格中强行规定案件在受理之前和案件处理过程中执业律师应该向律师事务所即时提供必要的案件信息,以便律师事务所判断是否能够接受案件和监督案件的处理过程。
(二)针对律师事务所不当对外开具函件的问题,虽然各律师事务所都在尽量避免发生这样的事情,但是在现有的管理模式下,想完全避免发生这样的问题是不可能的。因为在现有的管理模式下,各律师事务所对外开具函件时可能不能具体到各个环节,其主要原因是律师与律师事务所存在信息不对称的问题,案件处理的信息都掌握在各个具体办案律师手中,律师事务所也无法把握案件办理的具体进程。这样就为一些想违规执业的律师提供了制度上的漏洞,使其能够拿到律师事务所开具的正规函件,为其违规执业提供了合法的外衣。
(三)针对执业律师在执业过程中收集的相关信息不实或注意具体细节的问题。人为收集的信息可能存在与事件真实不相符合的情况,但是有关事件真实的关键几点是必须把握的,也是可以把握的。针对不同事件的特点,各个律师事务所可以根据自身的特点和要求列出关键的几点细化到相关表格中,从而使律师事务所对案件事实有一个整体的把握,避免不掌握案件事实带来的风险。
针对上述三个问题,现在提出表格的设计思路:
一、根据律师事务所风险控制和业务质量管理的特点和要求,建立以事务为中心的风险和质量控制体系。
  以事务为中心的优点在于能够控制律师事务所最大的风险来源,并在实现控制风险的同时进行业务质量的控制与监督。
二、表格的设计应该反映律师事务所风险控制和业务质量控制过程中的重要的较全面的信息。
  风险的控制,就在于以一个相对明确的标准衡量和约束执业律师的执业行为,既有重点又较全面反映事务处理信息,明确事务处理过程中的责任人。

三、表格的设计除了应该依存于与其直接相关的管理制度外,还应该与律师事务所其他制度相联系。管理表格不是独立存在的,其首先依存于律师事务所的具体管理制度,是管理制度的具体化。但同时要考虑到制度之间的关联性。所以,在针对一个具体制度进行表格设计的同时也应该体现律师事务所其它相关管理制度的重要信息。这样,就有可能避免表格体系复杂化的问题。


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